OUTLOOK BASIS Présentiel

Patrick Gilet
pgilet@erap-gsob.brussels
Tel : 02/213.60.45

ALGEMENE PRESENTATIE VAN DE BERICHTENSOFTWARE

1) De grafische interface van Outlook ontdekken

• Het lint en de tabbladen met besturingselementen gebruiken
• De werkbalk Snelle toegang gebruiken
• Leesvenster en voorbeeld van bericht tonen
• Mappen beheren en organiseren in Outlook

2) De filosofie achter een groupware-tool begrijpen

3) Focus op geïntegreerde hulp om een oplossing te vinden voor elke situatie

4) Het verschil weten tussen de desktop- en onlineversie

 

DE OUTLOOK-INBOX BEGRIJPEN    

1) De inbox

• Berichten weergeven, berichten maken, een bericht opmaken
• Berichten en bijlagen lezen
• Een bericht beantwoorden, doorsturen en een bericht terugzenden
• Een bericht verwijderen, verplaatsen en markeren
• Mappen beheren
• E-mails organiseren, beheren en archiveren
• Het archiveren van e-mails organiseren per map, submap of sub-submap

2) Afhankelijk van het niveau: Een bericht wijzigen en weergeven als conversatie

 

SCHRIFTELIJK COMMUNICEREN MET EEN BOODSCHAP

1) E-mails:

• Een of meer mensen aanspreken (TO - CC - BCC)
• Het onderwerp en prioriteitsniveau van het bericht opgeven
• Een bericht opmaken
• Een bericht opslaan in de map Concept
• Een bericht sturen 
• Een bericht ondertekenen
• Ontvangen berichten bekijken 
• Antwoorden – Doorsturen
• Berichten beheren
• Berichten verwijderen 
• Een document bijvoegen
• Bijgevoegde bestanden exploiteren
• De berichtopties ontdekken
• Mails opvolgen
• Berichten afdrukken, berichten opslaan
• Automatische handtekening en de instelling ervan
• Spellingcontrole
• De ontvangstbevestiging instellen

2) De sleutels tot professionele organisatie in Outlook

3) SPAM en ongewenste e-mails beheren

4) De zoekfunctie gebruiken

5) Afhankelijk van het niveau

• Gebruik maken van Copilot, tekst dicteren,  geavanceerde e-mailopties

 

BERICHTEN AUTOMATISCH FILTEREN EN ORGANISEREN

1) Regels:

• Regels maken
• Een regel toepassen
• Instellingen wijzigen
• Een regel tijdelijk uitschakelen
• Een regel verwijderen

 

CONTACTEN BEHEREN IN OUTLOOK

1) Contactpersonen

• De globale adreslijst gebruiken   
• De map met contactpersonen gebruiken
• Een nieuw contact maken   
• Contacten sorteren
• Een persoonlijke distributielijst maken
• Een contactpersoon of distributielijst als ontvanger selecteren
• Een e-mailadres opslaan in de map Contacten
• Zoeken naar een naam of een groep mensen
• De activiteiten van een contactpersoon bekijken

2) Afhankelijk van het niveau: Visitekaartjes gebruiken

 

EEN KALENDER BEHEREN

1) Kalender

• De verschillende weergaven gebruiken
• De weergave aanpassen
• In de kalender navigeren
• Een afspraak maken - verplaatsen - verwijderen
• Vergaderingen organiseren 
• Agenda's delen

2) Taken:

• Maken, wijzigen, hernoemen
• De begindatum en vervaldatum van een taak definiëren
• Van een bericht een taak maken
• Een taak omzetten in een afspraak 
• Een taak markeren als voltooid
• Voltooide taken verwijderen
• Iemand een taak toewijzen 
• Een periodiciteit definiëren
• Organiseren

1) De Outlook-inbox begrijpen
2) Schriftelijk communiceren met een bericht
3) Weten hoe je berichten automatisch kunt filteren en organiseren
4) Contacten beheren in Outlook
5) Een kalender beheren

De opleiding is toegankelijk voor de ambtenaren van de gemeentebesturen, de OCMW's, de politiezones en de gewestelijke en paragewestelijke instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en voor de leden van de ministeriële kabinetten.
Meer specifiek is de opleiding bedoeld voor elke ambtenaar die de aangeboden functies van de software goed wil beheersen.

/

1) Een opleiding die zo goed mogelijk is afgestemd op de behoeften van de groep, met extra inhoud als het niveau van de groep het toelaat en vraag-en-antwoordsessies.
2) Een opleiding die deelnemers stimuleert om autonoom te zijn, met workshops in subgroepen onder toezicht en meerdere experimenten onder toezicht.
3) Twee debriefings per dag om te analyseren wat er is geleerd, een in de vroege namiddag, de andere aan het einde van de dag.
4) Rijk materiaal, een combinatie van visuele hulpmiddelen, een gedigitaliseerde ENI-syllabus (indien beschikbaar) en links naar online platforms.